Etäkokoukseen osallistuminen

Ohjeet etäkokoukseen osallistumisesta

Ilmoittautuminen:
Kokoukseen ilmoittaudutaan kokouskutsusta löytyvään päivämäärään mennessä. Ilmoittautuminen tehdään sähköisesti osoitteeseen yhdisty.russiantoy[at]gmail.com.

Kokousmateriaali:
Voit tutustua kokouksen materiaaleihin ennakkoon muutama päivä ennen kokousta yhdistyksen nettisivujen jäsenosiossa.

Kokoukseen liittyminen:
Yhdistyksen etäkokous järjestetään Teams-alustalla. Saat kokouksen linkin viimeistään kokousta edeltävänä päivänä. Huomaathan, että linkki on henkilökohtainen eikä sitä saa jakaa eteenpäin. Yhdistyksen ulkopuoliset henkilöt eivät saa osallistua kokoukseen eikä kuunnella sen sisältöä.

Kokoukseen pääsee sinulle lähetetyn linkin kautta 15 minuutta ennen kokouksen alkua.

Etäkokoukseen osallistuvan tulee antaa koko nimi (etu- ja sukunimi) liittyessään kokoukseen. Yhdistys tarkistaa sisäänpääsyn yhteydessä henkilön jäsenyyden. Nimettömiä tai nimimerkillä tulevia osallistujia ei päästetä sisälle. Huomioithan, että sisään pääsee vain ennakkoon ilmoittautuneet jäsenet joiden henkilöllisyys on tunnistettavissa.

Kokouksen alussa tarkistamme kokouksen osallistujat. Osallistujalistan teon jälkeen kokoukseen ei pääse enää sisälle.

Voit liittyä kokoukseen tietokoneella, puhelimella tai tabletilla, jossa on verkkoyhteys.

Osallistuminen tietokoneella:
Klikkaa saamaasi linkkiä tai kopioi se verkkoselaimen osoitekenttään. Näin pääset selaimessa sivulle, jossa voit valita joko liittyäksesi selaimessa tai ladata työpöytäsovelluksen. Jos sinulla on jo Teams-sovellus koneellasi, kokous aukeaa automaattisesti sovelluksella. Jos haluat liittyä selaimessa kokoukseen, pääset kirjoittamaan nimesi, ellei nimi tule jo valmiiksi avoinna olevasta sähköpostista. Selaimessa liityttyäsi pitäisi näkyviin tulla kaksi ponnahdusikkunaa mikrofonin ja kameran sallimisesta selaimessa. Salli käyttää ääntä ja kuvaa, mutta pidä kamera ja mikrofoni kiinni

Joissain tapauksissa voit joutua hetken odottamaan sisäänpääsyä, kunnes kokouksen järjestäjä päästää sinut sisään. Ethän päästä ketään muuta liittymään kokoukseen. Kun liityt kokoukseen, näet hiirtä liikauttaessasi keskellä ruutua kokoustyökalut. Mikrofoni ja kamera ovat automaattisesti pois päältä. Jos kirjautuminen ei onnistu, voi ongelma olla liian vanhassa nettiselaimessa. Kokeile siinä tapauksessa toista selainta.

Osallistuminen mobiililaitteella:
Maksuton Teams-mobiilisovellus on varmin ja nopein, kun osallistut puhelimella tai tabletilla. Teams-sovellus kannattaa ladata laitteelle jo valmiiksi. Voit joillain laitteilla osallistua myös selainta käyttäen. Sen käyttökokemus ei kovin paljoa eroa sovelluksesta, mutta selaimella saattaa joutua kirjautumaan sisälle useammin.

Klikkaa saamaasi linkkiä tai kopioi se selaimen osoitekenttään. Salli sovelluksen käyttää ääntä ja kuvaa, mutta pidä kamera ja mikrofoni kiinni. Joissain tapauksissa voit joutua hetken odottamaan sisäänpääsyä, kunnes kokouksen järjestäjä päästää sinut sisään. Ethän päästä ketään muuta liittymään kokoukseen. Kun liityt kokoukseen, näet keskellä ruutua kokoustyökalut. Mikrofoni ja kamera ovat automaattisesti pois päältä.

Kokouksen aikana:
Kamera ja mikrofoni pidetään kiinni kokouksen aikana (hybridikokouksessa tasapuolisuuden nimissä etäosallistujien tulee pitää kamera päällä puheenvuorojensa aikana). Puheenvuoropyynnöt tehdään painamalla ”nosta käsi” kuvaketta kokoustyökaluissa. Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot viittausjärjestyksessä. Mikrofoni pidetään päällä vain oman puheenvuoron aikana.
Muistathan, että kokouksen sujuvan etenemisen varmistamiseksi vain yksi henkilö voi puhua kerrallaan.

Kokouksesta poistutaan painamalla punaista luuria

Kokouksen puheenjohtajalla on oikeus keskeyttää puheenvuorot tarvittaessa.

Äänestys:
Äänestystilanteessa käytämme Äänestyskoppi-palvelua. Huutoäänestystä ei huomioida, eikä ole suotavaa huutaa “kannatan” heti ehdotuksen jälkeen. Osallistujen yhteisellä päätöksellä voidaan änestys pitää myös avoimena. Tällöin kaikkien osallistujen pitää olla yksimielisiä asian suhteen.

Hallituksen jäseniä valitessa tulee odottaa ehdotetun henkilön vastausta haluaako hän ehdolle luottamustehtäviin. Hallitukseen haluavien tulee esitellä lyhyesti itsensä ennen äänestystä ja vasta sitten äänestysvastaava lähettää äänestyslinkin kunkin ehdokkaan kohdalla erikseen.

Äänestyskoppi ei vaadi kirjautumista, vaan palvelua pääsee käyttämään sähköpostiin tulevalla henkilökohtaisella linkillä. Jokaista äänestystä kohden saat yhden linkin sähköpostiin. Koska emme voi etukäteen tietää äänestysten määrää, toivomme osanottajilta malttia äänestyskutsuja odotellessa.

Mikäli et saa äänestyslinkkiä sähköpostiisi katsothan ensisijaisesti roskapostikansiosi. Tämän jälkeen voit käyttää “nosta käsi” toimintoa ja pyytää kokouksen äänestysvastaavalta uutta linkkiä.

Äänestysaikaa on äänestyslinkkien lähdettyä 5 minuuttia/ äänestys. Äänestys voidaan sulkea etuajassa, jos kaikki äänestäjät ovat äänestäneet.

Äänestys on anonyymiä eikä järjestäjä pääse katsomaan vastaajien henkilötietoja. Äänestyksen päätyttyä saat sähköpostiisi äänestyksen tuloksen.

https://aanestyskoppi.fi/esittely/

Huomioithan, että Suomen Venäjäntoyt ry ei vastaa osallistujien teknisistä ongelmista. Tulethan paikalle hyvissä ajoin jotta voit varmistaa, että liittyminen, mikrofoni ja ääni toimii normaalisti.
Lisätietoja kokoukseen liittyen voi kysyä sihteeriltä: sihteeri.russiantoy[at]gmail.com