Tietosuojaseloste



Tietosuojaseloste
 

 


Henkilötietolain (523/1999) ja EU:n asetuksen 679/2016 mukainen tietosuojaseloste
 

Rekisterin nimi

Suomen Venäjäntoyt ry -yhdistyksen jäsenrekisteri

 

Rekisterinpitäjä

Nimi:               Suomen Venäjäntoyt ry

Verkkosivut:    https://www.russiantoy.fi

Osoite:            Tanja Heikkilä, Herttuankuja 4 C 24, 01520 Vantaa

Puh.                050 363 6389

Sähköposti:    yhdistys.russiantoy@gmail.com

 

Tietosuojavastaava ja rekisteristä vastaava

Nimi:               Mira Wagner

Puh.               045 667 5377

Sähköposti:    js.russiantoy@gmail.com


 

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenten henkilötietoja.


 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11§:nvaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Yhteys ja jäsenyys tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista varten, tiedotteiden lähettämiseksi, jäsentapahtumien järjestämiseksi (yhdistyksen kokoukset, jäsentilaisuudet, matkat, markkinointi, yhdistyksen järjestämät kilpailut ja muut tapahtumat), sekä laskutusta, jäsenmaksujen ja osallistumismaksujen hoitamista varten. Alle 16 vuotiaiden lasten henkilötietoja käsitellään vanhempien suostumuksella.

Tiedoista voidaan laatia koonteja esimerkiksi toimintakertomuksia tai historiikkia varten, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan jäsenen luvalla käyttää yhdistyksen julkaisuissa esimerkiksi Toitsu-lehdessä tai yhdistyksen historiikissä.

Yhdistyksellä on käynnissä Rodun luonne-ja terveyskysely. Kyselyn tuloksia käytetään ensisijaisesti JTO:n (jalostuksen tavoiteohjelma) laadinnassa. Yksityiskohtaisemmat tiedot jäävät jalostustoimikunnan sekä hallituksen käyttöön ja niihin suhtaudutaan luottamuksellisesti. Kyselyn tietoturva on hoidettu asianmukaisesti.

Yhdistys saa tarvittaessa Suomen Kennelliitosta jäsentietoja, mikäli jäsen on itse sallinut luvan tietojen siirtoon Kennelliiton henkilötietojen tietosuojakyselyssä.


 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11§:n vaatimat henkilötiedot, jäsenen nimi ja kotipaikka.

 

Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenen yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, jäsenyyden alkamisajankohta, syntymävuosi (nuorisojäsen). (Tiedotteiden ja laskujen lähetystä varten)

  • Jäsenyystiedot: jäsenmuoto, toimenkuva

  • Jäsenmaksutiedot, osallistumismaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

  • Ilmoittautumis- ja osallistumistiedot yhdistyksen tapahtumiin sekä matkalaskut (ilmoittautuminen, osallistujaluettelo)

  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot: verkossa toimivat järjestelmät keräävät lokitietoja (jotka sisältävät mm. ip-osoitteita), sekä käyttävät evästeitä.

  • Tuomarit ovat kutsuttuja jäseniä ja teknisesti lisätty rekisteriin, jotta heille voidaan lähettää yhdistyksen jäsenlehti. Tuomarit eivät ole varsinaisia yhdistyksen jäseniä.

  • Rahastonhoitaja on teknisesti lisätty rekisteriin tehtävän hoitoa varten. Rahastonhoitaja ei ole varsinainen yhdistyksen jäsen.

  • Yhdistyksen teettämän rodun luonne-ja terveyskyselyyn liitetyt henkilötiedot: omistajan nimi (vapaaehtoinen tieto)

  • Koirien näyttely- ja kilpailutulokset (omistajan nimi)

  • Kasvattajalistan tiedot kasvattajan omalla ilmoituksella. Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kotisivuosoite

 

Rekisterin tietolähteet

Rekisterin yhteystiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella jäsenen kirjautuessa verkossa henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rekisterissä oleviin omiin jäsentietoihin. Jäsenyyttä hakevan henkilön omalla ilmoituksella verkkosivuilla täytettävällä jäsenhakemus lomakkeella tai jäsenen omalla sähköposti-ilmoituksella.

Osallistumistiedot saadaan jäsenen täyttäessä verkossa ilmoittautumislomakkeen tai jäsenen omalla ilmoituksella vaihtoehtoisilla tavoilla: sihteerille tai muulle yhdistyksen toimihenkilölle osoitetulla sähköpostilla, tekstiviestillä tai kirjeellä.

Jäsen-ja osallistumismaksu tiedot saadaan joko yhdistyksen käyttämän pankin tai Avoine Oy/Yhdistysavain välisenä automatisoituna salattuna tiedonsiirtona (viittellä maksetut maksut) tai pankilta tiliotteilla.

Tehtävää yhdistyksessä kuvaavan tiedon vie rekisteriin Yhdistyksen sihteeri tai rahastonhoitaja.

Suomen Kennelliitosta jäsenen tietoja saadaan jäsenen omalla ilmoituksella  jäsenen kirjautuessa verkossa henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rekisterissä oleviin omiin jäsentietoihin ja sallimalla tietosuojakyselyn kohdan- lupa luovuttaa tietoja rotujärjestöille.


 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Yhdistyksen rekisteri on sähköinen Yhdistysavain. Rekisterin henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysavaimeen, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, pääkäyttäjät. Pääkäyttäjiä ovat yhdistyksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri/ tietosuojavastaava, yhdistysavain vastaava.

Pääkäyttäjillä on hallussaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekisterin tiedot on suojattu ulkopuoliselta pääsyltä. Rekisteritietojen käyttöä valvotaan lokitiedoissa.

Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla jäsen pääsee tarkastamaan henkilötietojaan, sekä muokkaamaan yhteystietojaan.

Yhdistyksen sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksella suojatulla palvelimella Avoine Oy / Yhdistysavain.

Paperilla olevat ja ne sähköiset tiedot jotka eivät ole Yhdistysavaimessa, säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä: sihteeri, rahastonhoitaja ja puheenjohtaja. Paperilla olevat tai sähköiset tiedot voivat olla esimerkiksi jäsenen kirjeellä tai sähköpostilla sihteerille lähettämiä henkilötietoja tai ilmoittautumisia jäsen tilaisuuksiin tai ilmoittautumisista muodostuneita osallistuja luetteloita. Paperilla olevat ja sähköiset tiedot tuhotaan sen jälkeen kun ne on siirretty Yhdistysavaimeen tai ne ovat käyneet tarpeettomiksi(osallistujaluettelot tapahtumien ja osallistumismaksujen kirjautumisen jälkeen).Paperiset ja sähköiset laskutukseen ja maksusuorituksiin liityvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa ja siten, että niihin on pääsy vain rahastonhoitajalla ja sihteerillä.

Yhdistys kerää toimintakertomukseen, kokouspöytäkirjoihin, julkaisemaansa Toitsu-lehteen ja historiikki tarkoituksiin toiminnastaan tietoja, joista saattaa ilmetä jäsenen henkilötietoja.Näitä tietoja voi olla paperisena tai sähköisenä. Tiedostot säilytetään lukitussa tilassasihteerin valvomassa yhdistyksen arkistossa (paperinen arkisto ja massamuisti).

Toitsu-lehdessä julkaistaviin henkilötietoihin saadaan jäsenen suostumus toimituksellisen työn yhteydessä. Jäsen antaa suostumuksensa kirjoittaessaan lehtijutun tai antaessaan haastattelun tai valokuvan yhdistyksen käyttöön.


 

Ulkoiset linkit

Yhdistyksen käyttämillä internetsivuilla on linkkejä ulkopuolisille verkkosivuille tai palveluihin, jotka eivät ole hallinnassamme. Jos seuraat linkkiä ulkopuoliselle verkkosivulle, kehotamme sinua tutustumaan kyseisellä sivulla noudatettaviin henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin.


 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset tai siirrot

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan hallitustehtävien edellytysten mukaan Patentti-ja rekisterihallitukselle, pankille, Suomen Kennelliitolle, Suomen Kääpiökoirat ry:lle.

Muuten jäsenten rekisteritietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Viranomaisilla on oikeus tutkia tietoja perustellulla syyllä.


 

Henkilötietojen siirto EU:n  tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta tai siirretä EU- alueen tai ETA:N ulkopuolelle.


 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kun rekisteröity on yhdistyksen jäsen.Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan Yhdistysavaimesta. Eräät tiedot voidaan säilyttää historiikki tarkoituksiin siten kuin selostetaan kohdassa henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva.


 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojasäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä 

  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot.

  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä  

  • Vaatia henkilötietojensa poistamista ( erotessaan yhdistyksestä, tarkemmin kohdassa henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva)

Jos jäsen ei voi itse oikaista tai täydentää epätarkkaa tai virheellistä tietoa Yhdistysavaimeen, tulee jäsenen esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntönsä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta vain sovellettavassa laissa säädetyillä perusteilla.

  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin, henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu.

  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
     

Oikeus valittaa valvontaviranomaisille

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen jäsentietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


 

Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava , poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.


 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuoja- ja rekisterivastaavan osoitteeseen ( tiedot tämän dokumentin alussa). Jäsen voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjään (tiedot tämän dokumentin alussa).


 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietoturvaselostetta päivitetään säädösten muuttuessa tai tarvittaessa muutoinkin.
Tämä tietoturvaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018